日個連東京都営業協同組合様では、LINEを通じて予約受付から配車、実績管理までを一元管理しています。顧客からの予約をLINEで受け付け、ドライバーへの配車打診も同じくLINEで実施。マッチング成立後は、自動で「配車票」が生成され、両者に送信できます。配車完了後、ドライバーがLINEで料金や申し送り事項などを報告すると、その内容をもとに社内管理用ドキュメントが自動生成されます。この仕組みにより、業務工数を約80%削減するとともに、人的ミスの防止も実現しています。
導入の背景：コロナ禍で始まった新サービス
2020年、新型コロナウイルスの影響で仕事が激減。「このままではいけない」と、新たなビジネスの模索が始まりました。その中で、とある得意先様から「プラチナ車両」の要望が寄せられたことが転機に。この要望をきっかけに、高級車両を予約料・車種指定料なし（※ミニマムチャージあり）で提供する新サービスを開始しました。口コミは製薬会社様などを中心に広がり、予約件数が急増。当時は営業人員が3〜4名しかおらず、予約受付や各種ドキュメントへの転記作業、ドライバーへの配車打診、実績管理、定期依頼の管理などの膨大な業務負担が大きな課題となっていました。
導入の決め手：業界特有の業務もカバーする柔軟な機能と提案
予約システムの市販パッケージも検討しましたが、一般的なサービスは「導入企業と顧客」だけを前提にした設計が多く、「導入企業・顧客・ドライバー」という三者が関わる当組合特有の業務にはフィットしませんでした。Smart L Cloud は要件を丁寧にヒアリングしてくれ、業務フローに沿ったご提案をいただけました。機能が当組合にフィットするのに、価格面でも大手ベンダーに比べて導入しやすく、スムーズに採用が決まりました。
導入プロセス：人間味のあるサポートが安心感に
導入検討時からレスポンスが早く、お人柄も良く、やりとりはとてもスムーズでした。「ITに強いけれど人間味があり、若い感性を持っている」という印象が、安心感につながりました。単なる御用聞きではなく、必要に応じて積極的な提案があったことも評価ポイントです。
導入効果：業務効率化とミス削減
Smart L Cloud 導入により、以下の効果が得られました。
- ドライバー選定の業務工数を半減
- 配車票作成作業を廃止
- 社内管理用のドキュメントへの転記作業を廃止
- 予約対応漏れの防止
- 実績管理の精緻化
これにより、限られた人数でもスムーズに予約・配車業務を回せる体制が整いました。
今後の展望：情報発信と新領域への活用
今後は、お客様からの予約受付だけではなく、各ドライバー様への情報発信にも積極的に活用したいと考えています。また、LINEの使い方に不慣れな方へのサポートの強化や、他事業への展開も視野に入れています。
